Wiele firm współpracuje z firmą Microsoft: dokument Word dotyczący tego artykułu w intranecie, przygotuj prezentację w programie PowerPoint i wysyłaj sobie nawzajem wiadomość przez Skype. Podczas gdy wiele firm używało Slacka lub Trello oprócz swojej pracy, Microsoft Teams jest obecnie coraz częściej używany. Z tym się wiąże i jakie korzyści daje Ci praca z kolegami.
Microsoft Teams to odpowiedź firmy Microsoft na pracę zdalną. Krótko mówiąc, jest to rodzaj wirtualnego pokoju spotkań, w którym współpracownicy mogą konsultować się, prowadzić rozmowy wideo i nie tylko. Możliwe jest tworzenie grup, dzięki czemu można np. Konsultować się z całym działem Księgowości lub tylko z zespołem zajmującym się wypłatą wynagrodzeń. Excel ze wszystkimi pracownikami i wynagrodzeniami można łatwo udostępniać za pośrednictwem Microsoft Teams, co oznacza, że ludzie otrzymują mniej wiadomości e-mail w swoich skrzynkach pocztowych i mniej czasu spędzają na wszystkich niepisanych regułach związanych z korespondencją e-mail.
Microsoft Teams: więcej niż program do czatu
Microsoft Teams nie jest „programem do czatu”, w którym można wysyłać dokumenty: to narzędzie do współpracy. Dokumenty Microsoft mogą być otwierane w przeglądarce tak samo jak dokumenty Google i mogą być edytowane w czasie rzeczywistym przez wszystkie osoby, którym dokument został udostępniony (i które mają uprawnienia do edycji). Oznacza to, że pliki i wersje nie muszą być ciągle przesyłane tam iz powrotem, ponieważ każdy ma zawsze pod ręką najnowszą wersję. To z kolei pozwala uniknąć pytań dotyczących wersji i odpowiedzialności, jaką ktoś musi ponieść za śledzenie wszystkich tych wersji i przesyłanie ich.
Dzięki temu silnie stymuluje pracę w domu i zapobiega tworzeniu się silosu. W końcu jest więcej współpracy, ponieważ łatwiej jest pracować z kilkoma osobami jednocześnie w jednym dokumencie. Praca z domu jest łatwa, ponieważ w aplikacji Teams możesz umieścić wszystko, czego potrzebujesz, w większości zadań biurowych. Możesz po prostu dzwonić, rozmawiać wideo, czatować, udostępniać dokumenty, przeglądać kalendarz, wyświetlać powiadomienia i aktywność, a także dodawać osobiste aplikacje.
Złącza
Ponadto można nawiązać połączenia, na przykład z Mailchimp w celu wysyłania biuletynów lub Salesforce, aby śledzić umowy i klientów. Te połączenia, zwane łącznikami, mogą odbierać informacje z ekosystemu firmy Microsoft. Dziesiątki takich integracji są teraz możliwe, więc nic dziwnego, że usługa Microsoft Teams nie zawsze jest bezpłatna. Zasadniczo jest to bezpłatne, ale jeśli chcesz również korzystać z większej liczby produktów Office 365, szybko rośnie do miesięcznej ceny wynoszącej od 6 do 12 euro miesięcznie.
Jeśli jednak nie potrzebujesz tak dużo, prawdopodobnie możesz wiele wyciągnąć z Microsoft Teams za pomocą bezpłatnego konta: możesz go używać bezpłatnie nawet dla 300 osób, możesz wysyłać nieograniczoną liczbę wiadomości i wyszukiwać, a nawet rozmowy wideo nic Cię nie kosztują. Jeśli chcesz coś przechowywać, na zespół przypada 10 GB miejsca.
Możesz teraz pomyśleć: że Microsoft Teams jest tylko dla firm. To nie jest konieczne. Możesz go również używać w grupach znajomych lub dużych rodzin, aby na przykład udostępniać zdjęcia i paragony podczas podróży. Jednak uczestnicy muszą mieć w tym celu konto Microsoft. To nic nie kosztuje, ale może oznaczać dodatkowe hasło do zapamiętania i kolejne konto, na które trzeba mieć oko. Jeśli chcesz na przykład korzystać z Microsoft Teams dla osób samozatrudnionych, zauważysz, że nie dostajesz od niego tego, czego potrzebujesz. Jak sama nazwa wskazuje, jest to naprawdę hub dla zespołów, a więc grup ludzi.
Microsoft Outlook
Jedyne, czego brakuje nam w zespołach, to integracja Outlooka. Z jednej strony Teams ma na celu zapewnienie, że spędzasz mniej czasu w programie Outlook, ale ostatecznie - bez względu na to, jak dobrze korzystasz z aplikacji Teams - wiadomości e-mail będą zawsze przychodzić, na przykład od stron zewnętrznych i osób prywatnych. Więc nadal musisz zachować starego dobrego Outlooka, chociaż wariant przeglądarki internetowej nie wyglądałby nie na miejscu w aplikacji Teams.
To, co sprawia, że usługa Teams jest również interesująca dla firm, to fakt, że jest ona również wyposażona w zabezpieczenia firmy Microsoft, do których są przyzwyczajone. Ma uwierzytelnianie dwuskładnikowe, a dane są szyfrowane, podobnie jak reszta Office 365. Skype będzie coraz bardziej znikał w tle, ponieważ Microsoft chce, aby wszyscy przeszli na Teams, które jest rozwiązaniem znacznie bardziej zintegrowanym. Nie martw się, firmy mają czas do 31 lipca 2021 r. Przed przejściem na Microsoft Teams.
Microsoft Teams z pewnością ma rozsądny monopol na współpracę dla dużych firm, chociaż z pewnością jest jeszcze więcej możliwości. Wiele osób korzysta już ze Slacka, największego konkurenta Teams. Ciekawi Cię różnica między Microsoft Teams i Slack? Tutaj umieściliśmy oba narzędzia do współpracy obok siebie.